Toda empresa que conta com equipes externas e/ou presta serviços de reboque, conserto mecânico, chaveiro automotivo, reparos residenciais, entre outros, precisa contar com um checklist para controlar as atividades, evitar retrabalhos, aperfeiçoar processos e aumentar a produtividade da equipe, não é mesmo?!
Para isso, muitas dessas empresas utilizam o checklist de papel, uma ferramenta bastante conhecida no mercado, mas que traz algumas limitações em seus procedimentos, além de menos segurança, perda de tempo e gastos excessivos com papel e impressões.
Atualmente, uma ferramenta que vem se tornando uma substituta bastante útil e eficaz para as empresas, é o checklist digital! Para saber mais sobre ele e as suas principais diferenças com relação ao checklist de papel, continue a leitura e confira qual a melhor alternativa para a evolução do seu negócio!
1. Tempo médio e dados coletados
Com o papel, o prestador pode levar muito mais tempo para preencher o checklist, seja por não encontrar a prancheta facilmente ou pelas perguntas não baterem com o tipo de serviço prestado, já com o checklist digital, é possível personalizar as perguntas, anexar arquivos e subir fotos referentes ao atendimento.
O prestador ainda conta com assinatura digital e corre menos riscos de esquecer ou perder o checklist (só quem já passou por alguma situação de chuva forte ou ventania, vai entender o que estamos falando!), já que tudo é feito pelo celular, o que evita rasuras e a violação das informações também! Seu uso é simples e traz agilidade e rapidez na realização do serviço.
2. Investimento e armazenamento de dados
Algumas pessoas acreditam que o checklist digital é uma ferramenta com um valor alto de investimento, e muito pelo contrário, a longo prazo o gasto com papel é maior e pode causar riscos ao meio ambiente, além de perda de dados relevantes e pouco controle do processo.
Utilizando o modo digital, você evita o acúmulo de documentos, armazena dados na nuvem e os encontra mais facilmente, diminuindo os gastos com materiais gráficos e o tempo com tarefas manuais.
Inclusive, uma pesquisa feita sobre os gastos com papel ao utilizar o checklist convencional, foi realizada e os números surpreenderam! Para cada serviço, normalmente é utilizado três folhas impressas: a via do cliente, da assistência e a do prestador, logo, para cada serviço, você gastaria R$ 1,72 em papel! Agora imagina isso em toda a sua operação!
Já no sistema AutEM, por exemplo, após preencher o checklist digital, o envio pode ser feito automaticamente, ou seja, o técnico não vai precisar tirar fotos ou ir até base para esperar a aprovação do documento… Fala aí se o modelo digital não é muito mais prático e vantajoso? Confira mais vantagens do checklist AutEM, clicando aqui!
3. Controle da gestão
Na maioria das vezes é difícil ter um controle absoluto do checklist de papel, pois como dito anteriormente, a chance de perda é maior e qualquer coisa pode ser escrita ou rasurada. Os dados não são totalmente confiáveis, já que os processos são manuais e lentos de realizar, e tudo isso pode tornar o controle da sua gestão uma verdadeira bagunça.
Com a ferramenta digital, o controle da gestão fica mais fácil, pois depois de enviado, todos os dados ficam salvos para consulta sempre que necessário, e quando preenchido de forma correta, traz somente benefícios para as empresas.
Por dentro do checklist AutEM
O AutEM é um sistema feito para empresas prestadoras de serviço e que possuem equipes externas. A plataforma oferece ferramentas inovadoras para os seus clientes, desenvolvidas para gerar o máximo de produtividade, como o checklist digital.
Garanta todos os benefícios em possuir um checklist digital de sucesso e o personalize do seu jeito! Coloque as perguntas que desejar, inclua o logo da sua empresa, colete assinatura digitalmente, compartilhe em tempo real e tire todas as suas dúvidas com nossa equipe de engajamento.
Dicas para montar um checklist de sucesso
Padronizar as perguntas do checklist é bem importante, pois ajuda na organização, agiliza o atendimento e mostra o quanto você se preocupa com o crescimento do seu negócio. Para montar um checklist completo e eficaz, é muito fácil, você só precisa seguir algumas dicas. Saiba quais são elas!
1. Mapeie o fluxo de atendimento
Detalhar o fluxo de atendimentos é essencial para definir e ver como funciona o processo da sua operação, além de facilitar o desenvolvimento das perguntas, manter a organização do negócio, prevenir falhas e solucionar problemas com mais facilidade.
2. Inclua canais de atendimento
Ao final do checklist, é importante incluir seus canais de atendimento, como telefone, e-mail e/ou chat para o técnico entrar em contato sempre que precisar, em situações de dúvidas ou emergências, principalmente para prestadores novos ou terceirizados.
3. Defina prioridades
Estabeleça a prioridade das perguntas. Coloque as mais feitas no começo, e as que não são obrigatórias ou tão importantes no final. Não esqueça que ao realizá-las, o cliente estará em uma situação de emergência e querendo chegar até um local seguro o mais rápido possível!
4. Realize testes
Antes de começar a utilizar o checklist digital oficialmente, realize testes internos. Essa dica é importante para saber se tudo está funcionando corretamente e se alguma outra pergunta precisa ser incluída, alterada ou excluída. Quanto mais objetividade, melhor.
5. Ouça feedbacks dos clientes
Busque sempre aprimorar seu checklist, e uma forma de fazer isso com excelência é ouvir e receber feedbacks dos clientes. Veja como eles avaliam os atendimentos com e sem o checklist, e com base nas respostas, ajuste e melhore o que for necessário.
Gostou das dicas e de saber mais sobre as diferenças entre o checklist digital e o checklist de papel? Então que tal conhecer o sistema AutEM, que além de oferecer o checklist digital, conta com diversas ferramentas para facilitar o seu dia a dia? Fale com nossos consultores, clicando no link abaixo e continue acompanhando nosso blog!
