Para quem presta serviço para assistências 24 horas, o fim do mês costuma ter um nome: fechamento. É a hora de juntar tudo o que foi feito, conferir com cada assistência, emitir as notas e, finalmente, receber.
O problema é que, quando os Serviços estão espalhados em papel, mensagens e portais diferentes, o fechamento vira uma maratona. Atendimento esquecido, valor divergente, falta de comprovação e pagamento atrasado são queixas comuns. Neste post, você vai ver por que isso acontece e como organizar o fechamento para receber com mais tranquilidade. Confira!
O que é o fechamento com as assistências?
O fechamento é a conferência periódica (normalmente mensal ou quinzenal) entre o prestador e cada assistência sobre os Serviços realizados no período. Nessa etapa, os dois lados confirmam:
- Quais Serviços foram feitos;
- Quilometragem, horas paradas e adicionais de cada um;
- Valores combinados em tabela;
- Comprovações, como fotos, checklist e assinatura;
- Notas fiscais e prazo de pagamento.
Quanto mais organizado o prestador chega a essa conversa, mais rápido o fechamento acontece e menor a chance de perder dinheiro.
Por que tanto prestador perde dinheiro no fechamento?
Na maioria das vezes, o prejuízo não vem de má-fé, e sim de falta de organização. Os motivos mais comuns são:
1. Serviços que ficam de fora
Um atendimento feito de madrugada e anotado às pressas pode simplesmente não entrar na conta. Se não está registrado, não é cobrado.
2. Adicionais que não foram anotados
Hora parada, quilômetro excedente, patins e outros adicionais costumam ser esquecidos quando não são registrados no momento do Serviço.
3. Falta de comprovação
Sem fotos, checklist ou assinatura, fica difícil defender um valor quando a assistência contesta.
4. Informação em vários lugares
Parte dos Serviços está no portal de cada assistência, outra parte está no grupo de mensagens e outra no caderno da base. Juntar tudo isso consome horas da equipe.
Como organizar o fechamento passo a passo
Algumas práticas simples já mudam bastante o fim do mês:
- Registre tudo na hora: cada Serviço deve ser cadastrado assim que chega, com origem, destino e assistência.
- Documente no local: fotos, vídeos e assinatura do cliente feitos pelo motorista ajudam muito na hora de comprovar o Serviço. Veja as diferenças entre checklist digital e checklist de papel.
- Anote os adicionais durante o atendimento: quilometragem real, tempo parado e itens extras.
- Separe por assistência: cada uma tem a sua tabela, o seu prazo e a sua forma de conferência.
- Confira antes de enviar: revise os Serviços do período e compare com o que aparece no portal da assistência.
- Acompanhe o que foi pago: controle o que já entrou, o que está em aberto e o que foi contestado.
Como um sistema de gestão ajuda no fechamento
Fazer tudo isso manualmente é possível, mas exige tempo e atenção constantes. Com um sistema de gestão, o fechamento passa a ser consequência de uma operação bem registrada.
No AutEM, por exemplo:
- O AutEM Exportador traz os Serviços dos portais das assistências para dentro do sistema, sem precisar digitar tudo de novo;
- O motorista registra fotos, vídeos e assinatura pelo AutEM Mobile, e tudo fica ligado ao Serviço;
- A quilometragem e as informações do atendimento ficam guardadas no histórico de cada Serviço;
- O financeiro reúne fechamento, faturamento e contas a receber em um só lugar.
Assim, no fim do mês, a sua equipe deixa de procurar informação e passa apenas a conferir e enviar.
Conclusão
Um fechamento organizado significa receber pelo que você realmente fez, no prazo combinado, com menos discussão e menos horas perdidas. O segredo está em registrar cada Serviço no momento em que ele acontece e manter as comprovações reunidas.
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