O checklist é uma peça fundamental para o controle das atividades empresariais. Essa ferramenta transforma o modo como as organizações realizam suas funções e auxiliam na economia de tempo, na segurança das operações e na organização de tarefas.
Com a criação de listas que seguem uma sequência lógica de inspeção, os riscos provenientes do esquecimento são evitados, as operações passam por processos mais padronizados e a qualidade de produtos e serviços é elevada.
Apesar dos grandes avanços tecnológicos, muitas empresas ainda utilizam o checklist em papel. Pela falta de digitalização, essas organizações enfrentam diversas limitações em seus procedimentos.
Por isso, o artigo de hoje apresenta 5 motivos para você abandonar o checklist de papel e investir nessa poderosa ferramenta digital!
1. Perda de tempo na busca de informações
A Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) afirma que líderes e gestores gastam cerca de 4 semanas por ano na busca de informações. Isso reflete em altos custos operacionais e uma perda expressiva de tempo em tarefas manuais que poderiam ser poupadas pelo uso de ferramentas digitais. Os checklists de papel contribuem para essa estatística, pois podem ser perdidos ou esquecidos facilmente em diversos locais dentro da empresa.
2. Dados não confiáveis
O checklist de papel aceita todas as informações que forem escritas nele. Assim, ter a garantia de que este formulário está sendo preenchido corretamente se torna uma questão de confiança nos processos manuais.O checklist digital permite a proteção de dados e a redução de informações falsas, trazendo mais tranquilidade e transparência para as operações.
3. Corrigir os problemas pode ser mais difícil
O checklist é muito usado para inspeções e auditorias que demandam soluções de forma ágil. O uso de formulários de papel inviabilizam essa rapidez, pois a programação de colaboradores para o exercício das atividades se torna ainda mais lenta. Com o checklist digital todas as etapas da operação são realizadas de forma automatizada, ganhando em tempo, experiência e dinheiro!
4. Descontrole de gestão: fuja desse grande erro!
Com o uso do checklist de papel, os líderes e gestores necessitam que todos os dados das operações sejam repassados através de gráficos, tabelas e outras métricas. Essas informações levam tempo para serem apresentadas, pois os colaboradores precisam reuni-las e em muitos casos não há tempo hábil para essa coleta, além da existência de inputs incorretos e perda de informações durante os procedimentos operacionais. Assim, o acompanhamento da rotina organizacional se torna desafiador e o controle de gestão passa a estar desatualizado e desorganizado.
5. Gastos excessivos
Algumas empresas acreditam estar economizando ao não contratar soluções que auxiliem o controle de gestão. Porém, o uso de materiais manuais para a execução das atividades operacionais acarretam em custos extras e podem representar riscos ao meio ambiente e à própria segurança das operações. As ferramentas digitais geram oportunidades de melhorias que aumentam expressivamente a lucratividade da empresa, além de economizar tempo nas atividades, fazendo com que os colaboradores foquem em outras funções de desenvolvimento de negócio.
Ficou mais fácil perceber a importância de investir em recursos tecnológicos para a execução ágil, segura e eficaz das atividades operacionais, não é mesmo?
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O sistema AutEM, por exemplo, foi desenvolvido para simplificar fluxos e otimizar os processos da sua empresa! Conta com soluções inovadoras para o controle de gestão do seu negócio, incluindo o Checklist Digital.
Com ele, é possível criar formulários padronizados para cada prestador, emitir relatórios, assinar de forma digital, anexar imagens e todas as informações relevantes para o acompanhamento e execução de processos, tornando-os mais rápidos, seguros e transparentes!
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